Ratgeber für Eigentümer

Nebenkostenabrechnung richtig erstellen: Der Leitfaden für Eigentümer

Die Nebenkostenabrechnung ist eine der häufigsten Fehlerquellen in der Vermietung. Eine nicht vereinbarte Position oder eine fehlende Aufschlüsselung, und die Abrechnung ist anfechtbar. Dieser Leitfaden zeigt Eigentümern, welche Kosten zulässig sind, wie korrekt abgerechnet wird und welche Fehler Sie vermeiden. Geschrieben aus der Praxis als Liegenschaftsverwaltung mit Spezialgebiet möblierte Zimmer, WG und Co-Living.

Von Jens Herbst, Gründer der BoVita LiegenschaftsverwaltungAktualisiert am 21. Juni 20268 Min. Lesezeit

Nebenkostenabrechnung mit Belegen, BoVita Bewirtschaftung

Eigener ZimmerbetriebIm Auftrag des Eigentümers

Der Grundsatz: nur was vereinbart ist

Rechtliche Leitplanken

Nebenkosten dürfen nur verrechnet werden, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich und einzeln genannt sind (Art. 257a und 257b OR). Fehlt die Vereinbarung, gelten die Kosten als im Mietzins enthalten und dürfen nicht zusätzlich abgerechnet werden. Verrechnet werden dürfen nur tatsächlich entstandene Kosten, die mit dem Gebrauch der Mietsache zusammenhängen.

Welche Positionen zulässig sind

Typisch zulässig sind, sofern vertraglich vereinbart: Heiz- und Warmwasserkosten, Wasser und Abwasser, Allgemeinstrom (Treppenhaus, Waschküche), Hauswartung, Schneeräumung und Gartenpflege, Kehricht- und Abfallgebühren, Serviceabonnemente (zum Beispiel Lift und Heizung), TV oder Internet sowie der anteilige Aufwand für die Erstellung der Abrechnung. Massgeblich ist immer: tatsächlich entstanden und gebrauchsabhängig.

Welche Positionen nicht zulässig sind

Nicht auf die Nebenkostenabrechnung gehören: Unterhalt und Reparaturen, wertvermehrende Investitionen, Leerstandskosten, allgemeine Verwaltungskosten (ausser dem vereinbarten Abrechnungsaufwand) und alles, was nicht mit dem Gebrauch zusammenhängt. Diese Kosten trägt der Eigentümer und sind über den Mietzins abgegolten.

Akonto oder Pauschale?

Bei Akontozahlungen leistet der Mieter Vorauszahlungen, die jährlich abgerechnet werden, mit Nach- oder Rückzahlung. Bei der Pauschale zahlt der Mieter einen festen Betrag ohne Abrechnung. Wichtig: Ein nachträglicher Wechsel von Pauschale zu Akonto ist eine Vertragsänderung zulasten des Mieters und nur über eine formell korrekte Mitteilung auf amtlichem Formular zulässig.

Der richtige Verteilschlüssel

Die Gesamtkosten werden über einen Verteilschlüssel auf die Mietparteien umgelegt, üblich nach Fläche, Personen, Wertquoten oder Verbrauch. Heiz- und Warmwasserkosten werden je nach Liegenschaft verbrauchsabhängig abgerechnet. Der Schlüssel muss nachvollziehbar und über die Zeit konstant sein.

Was in eine korrekte Abrechnung gehört

Eine korrekte Abrechnung enthält: die Abrechnungsperiode, die einzelnen Positionen gleich benannt wie im Mietvertrag, die Gesamtkosten je Position mit Verteilschlüssel, den Anteil des Mieters, die geleisteten Akontozahlungen und den Saldo. Dazu kommt das Recht des Mieters auf Einsicht in die Originalbelege.

Abrechnungsperiode (Von- und Bis-Datum)
Einzelne Positionen, benannt wie im Mietvertrag
Gesamtkosten je Position mit Verteilschlüssel
Anteil des Mieters je Position
Geleistete Akontozahlungen
Saldo (Nach- oder Rückzahlung)
Hinweis auf das Recht der Belegeinsicht

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Fristen und Belegeinsicht

Das Gesetz schreibt keine feste Frist vor, innert welcher die Abrechnung erstellt werden muss; üblich und sinnvoll ist die jährliche Abrechnung nach Abschluss der Periode. Der Mieter hat jederzeit Anspruch auf Einsicht in die Originalbelege, eine transparente, belegbare Abrechnung vermeidet Streit.

ABRECHNUNGSPERIODE

1 Jahr

ist die übliche Abrechnungsperiode. Das Gesetz schreibt keine fixe Frist vor; bewährt hat sich die jährliche Abrechnung nach Abschluss der Periode.

Die häufigsten Fehler

Vermeiden Sie: nicht vereinbarte Positionen abrechnen, Unterhalt und Reparaturen als Nebenkosten tarnen, fehlende oder zu grobe Detaillierung, einen falschen oder wechselnden Verteilschlüssel, einen heimlichen Wechsel von Pauschale zu Akonto und die Verweigerung der Belegeinsicht. Jeder dieser Fehler macht die Abrechnung anfechtbar.

Sonderfall Zimmer, WG und Co-Living

Bei einzeln vermieteten Zimmern, WG und Co-Living werden Nebenkosten oft als Teil eines Inklusiv- oder Pauschalpreises geführt. Entscheidend ist auch hier eine klare, vertragliche Regelung, sonst entstehen genau hier Streitpunkte. Wie Sie eine solche Liegenschaft professionell bewirtschaften, steht im Ratgeber "Zimmerhaus, WG oder Co-Living verwalten lassen".

Mehr dazu im verwandten Ratgeber: Zimmerhaus, WG oder Co-Living verwalten lassen in der Schweiz

Abrechnung abgeben statt selbst führen

Wer die Abrechnung nicht selbst führen will, gibt sie an eine Verwaltung ab. Was das kostet, steht im Ratgeber "Was kostet eine Liegenschaftsverwaltung". Was eine Verwaltung sonst noch leistet, finden Sie im Ratgeber "Was macht eine Liegenschaftsverwaltung".

Häufige Fragen

Welche Nebenkosten darf ich als Vermieter abrechnen?

Nur die im Mietvertrag ausdrücklich und einzeln vereinbarten, gebrauchsabhängigen Kosten (zum Beispiel Heizung, Wasser, Hauswart), und nur die tatsächlich angefallenen Beträge.

Was darf nicht auf die Nebenkostenabrechnung?

Unterhalt und Reparaturen, wertvermehrende Investitionen, Leerstandskosten und allgemeine Verwaltungskosten. Diese Kosten trägt der Eigentümer.

Akonto oder Pauschale: was ist besser?

Akonto ist verbrauchsgerecht und wird jährlich abgerechnet, die Pauschale ist einfach, aber ohne Abrechnung. Ein nachträglicher Wechsel zu Akonto braucht eine formelle Vertragsänderung.

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung erstellt sein?

Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht, üblich ist die jährliche Abrechnung nach Abschluss der Periode.

Hat der Mieter Anspruch auf Belegeinsicht?

Ja, der Mieter darf jederzeit Einsicht in die Originalbelege verlangen.

Wie rechne ich Nebenkosten bei zimmerweiser Vermietung ab?

Am besten über eine klare vertragliche Regelung, oft als Inklusiv- oder Pauschalpreis. Wichtig ist die Transparenz im Vertrag.

Über BoVita

BoVita ist eine Liegenschaftsverwaltung aus der Schweiz mit einer seltenen Spezialisierung auf möblierte Zimmer, WG und Co-Living. Wir übernehmen die komplette Bewirtschaftung von Liegenschaften, vom Mietzinsinkasso über die Nebenkostenabrechnung bis zum Mieterwechsel, und bringen dort zusätzlich Tiefe mit, wo klassische Verwaltungen an Grenzen stossen. Dieser Ratgeber bündelt unser Praxiswissen für Eigentümer und Verwaltungen.

Quellen

Diese Übersicht stützt sich auf die folgenden Quellen und gesetzlichen Grundlagen. Alle Angaben ohne Gewähr.

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