Den richtigen Mieter finden: Bewerberprüfung, Bonität und wie Sie Mietausfall vermeiden

Warum die Auswahl über alles entscheidet

Eine Mietsache verzeiht fast jeden Fehler. Den falschen Mieter verzeiht sie nicht. Solange das Verhältnis läuft, sind Sie als Eigentümer fest gebunden, und das aus gutem Grund, denn das Mietrecht schützt die Wohnung als Lebensmittelpunkt. Stimmt die Wahl nicht, lösen Sie diese Bindung nur langsam, formell und mit Aufwand wieder.

Darum verschiebt sich die ganze Sorgfalt nach vorne, in die Auswahl. Eine Stunde in der Prüfung eines Dossiers kostet Sie ungleich weniger Zeit und Geld als ein Monat Zahlungsausfall mit dem Mahnverfahren dahinter und am Ende vielleicht der Ausweisung. In unserem eigenen Zimmerbetrieb gilt eine einfache Regel: lieber eine Woche länger inserieren als drei Monate später streiten. Das ist kein Misstrauen gegen Bewerber. Es ist Respekt vor der Tatsache, dass ein Mietvertrag eine lange Bindung ist, für beide Seiten.

Das Anmeldeformular: was hineingehört, was nicht

Das Anmelde- oder Bewerbungsformular ist Ihr wichtigstes Werkzeug, und gleichzeitig der Ort, an dem die meisten Vermieter datenschutzrechtlich zu weit gehen. Die Leitfrage für jede einzelne Zeile lautet: Steht diese Angabe im Zusammenhang mit dem Abschluss des Mietvertrags?

Wichtig ist das gestufte Vorgehen, das die zuständige Aufsicht ausdrücklich verlangt: Auf dem Formular, das viele Bewerber ausfüllen, gehören nur die Basisangaben. Die vollständigen Belege folgen erst von den wenigen Kandidaten, die ernsthaft in Frage kommen (EDÖB-Merkblatt Anmeldeformulare für Mietwohnungen). Es ist unverhältnismässig, schon von einer grossen Zahl Bewerber alle Belege zu verlangen.

In Stufe eins gehören die Angaben mit klarem Vertragsbezug: Identität und Kontakt, ungefähres Einkommen, Anzahl Personen im Haushalt, hängige Betreibungen, eine Kopie des Betreibungsauszugs, Fahrzeuge wegen der Parkplätze, Haustiere im Rahmen der Hausordnung. Alles, was darüber hinausgeht und keinen Vertragsbezug hat, hat auf dem Formular nichts verloren.

Seit dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG, in Kraft seit September 2023) ist das nicht nur guter Stil. Es gelten Datenminimierung und Zweckbindung: Das Formular hat sich auf die für die Vermietung zwingend erforderlichen Personendaten zu beschränken (HEV-Datenschutz-Merkblatt, revDSG). Ein überladenes Vorlagenformular aus einem alten Ordner ist heute eine Haftungsfalle. Prüfen Sie Ihr Formular Zeile für Zeile und streichen Sie alles, was Sie nicht begründen können.

Die drei Säulen der Bonitätsprüfung

Säule eins: der Betreibungsregisterauszug. Er ist der üblichste Weg, um die Zahlungsfähigkeit zu prüfen (newhome). Es kommt auf das Datum an. Ein Auszug, der schon einige Monate alt ist, zeigt nicht den heutigen Stand und sagt Ihnen wenig. Zulässig ist die Frage nach hängigen Betreibungen der letzten zwei Jahre und nach Verlustscheinen; der Registerauszug selbst gibt Einträge für fünf Jahre bekannt (SchKG Art. 8a). Wichtig: Nicht jeder Eintrag ist automatisch ein Ausschlussgrund. Eine bestrittene oder längst beglichene Betreibung will im Gespräch eingeordnet werden.

Säule zwei: der Einkommensnachweis. In der Praxis üblich sind die letzten drei Lohnabrechnungen, bei Rentnern der Rentennachweis, bei Selbständigen der Steuernachweis (newhome, Mieterverband). Das ist eine Faustregel der Praxis, keine feste Rechtsnorm. Verlangen Sie nur so viele Belege, wie Sie für die Beurteilung wirklich brauchen. Der Bewerber ist nicht verpflichtet, Ihnen alles offenzulegen. Wer wenig zeigt, senkt aber seine Chancen, weil Sie die Tragbarkeit sonst nicht beurteilen können.

Säule drei: die Referenz der bisherigen Vermieterschaft. Sie ist oft die ehrlichste Quelle, weil sie von jemandem kommt, der mit diesem Mieter über Monate zu tun hatte. Aber genau hier lauert eine rechtliche Falle: Sie dürfen Referenzen nur bei den Personen einholen, die der Bewerber selbst angegeben hat, und nur, um die gemachten Angaben zu bestätigen (Mieterverband). Eine eigenmächtige Recherche bei einem früheren Vermieter, den der Bewerber nicht genannt hat, ist nicht zulässig.

Zur Tragbarkeit dient die in der Schweiz verbreitete Faustregel: Die Miete sollte rund einen Drittel des Einkommens nicht übersteigen (Faustregel, newhome). Behandeln Sie das als Orientierung, nicht als Gesetz. Bei tieferem Einkommen können Vermögen, eine Vorauszahlung oder eine erhöhte Kaution die Tragbarkeit herstellen. Starres Rechnen schliesst sonst gute Mieter aus.

Der richtige Zeitpunkt: nicht zu früh fragen

Ein Fehler, der gute Bewerber abschreckt und Sie unnötig in eine Datenflut bringt: alles sofort verlangen. Genau das untersagt das Stufenmodell. Auf dem Anmeldeformular gehören nur die Basisangaben und höchstens eine Kopie des Betreibungsauszugs. Den Originalauszug, den Lohnausweis und die Ausweiskopie dürfen Sie erst von der Person verlangen, mit der der Vertrag tatsächlich abgeschlossen werden soll (EDÖB-Merkblatt Anmeldeformulare für Mietwohnungen). Referenzen liegen dazwischen: Sie dürfen sie schon bei ernsthaft in Frage kommenden Kandidaten einholen, aber nur als ausdrücklich freiwillige Angabe und nur zur Bestätigung des Formulars.

Das hat zwei Vorteile. Erstens behandeln Sie die Daten sparsam, ganz im Sinne des revDSG. Sie sammeln sensible Unterlagen nur von wenigen ernsthaften Kandidaten, nicht von zwanzig Interessenten, die nur kurz vorbeischauen. Zweitens wirken Sie professionell statt misstrauisch. Ein gestaffeltes Verfahren zeigt dem guten Bewerber, dass er es mit einer seriösen Vermieterschaft zu tun hat. Und gute Bewerber, die mehrere Zusagen in Aussicht haben, entscheiden sich oft für die Verwaltung, die professionell auftritt.

Echtheit prüfen: wenn das Dossier zu glatt wirkt

Unterlagen kann man fälschen, und es kommt vor (newhome, BaZ). Ein Betreibungsauszug ist kein fälschungssicheres Dokument. Wenn ein Dossier auffällig glatt wirkt, der Auszug aber nicht ganz stimmig aussieht, haben Sie drei seriöse Wege:

• Die Echtheit direkt beim ausstellenden Betreibungsamt rückprüfen. Das ist der direkteste Weg und kostet nur einen Anruf.
• Ein digitales Bonitätszertifikat verlangen, etwa von CreditTrust, das schwerer zu manipulieren ist als ein PDF.
• Eine Wirtschaftsauskunft einholen, etwa über CRIF.

Das ist kein Generalverdacht. Es ist gesunde Skepsis genau dort, wo etwas am Dossier nicht zusammenpasst. Wer auf Druck zur Zusage drängt und gleichzeitig den frischen Auszug "nachreicht", verdient den zweiten Blick.

Red Flags und grüne Signale aus der Praxis

Die folgenden Muster sind Erfahrungswerte aus dem eigenen Betrieb, keine Statistik. Aber sie wiederholen sich Jahr für Jahr.

Kein einzelnes Signal entscheidet. Aber wenn sich die roten Flaggen häufen, ist Geduld günstiger als Reue.

Was Sie fragen dürfen und was nicht

Diese Unterscheidung entscheidet darüber, ob Ihre Auswahl rechtlich sauber ist. Das Leitprinzip: Jede Frage und jede Auskunft muss mit dem Abschluss des Mietvertrags im Zusammenhang stehen (EDÖB-Merkblatt, Mieterverband). Was diesen Bezug nicht hat, ist tabu.

Ein Punkt verdient besondere Beachtung. Bei einer unzulässigen Frage, etwa der nach der Mitgliedschaft im Mieterverband, hat der Bewerber ein anerkanntes Recht auf Notlüge. Er darf falsch antworten, ohne dass ihm das später schadet. Dieses Recht gilt aber nur bei unzulässigen Fragen. Bei zulässigen Fragen, etwa zu Einkommen oder Betreibungen, sind Falschangaben nicht gedeckt und können den Mietvertrag im Ernstfall gefährden.

Die Bewerber-Prüf-Checkliste

Vor der Zusage gehe ich diese Liste Schritt für Schritt durch. Sie ist bewusst kurz, damit man sie wirklich verwendet, und sie folgt dem zweistufigen Verfahren.

Wenn jeder Punkt sitzt, ist die Zusage keine Hoffnung mehr, sondern eine Entscheidung.

Mehr dazu im verwandten Ratgeber: Wie ein gepflegter Bewerber-Pool Leerstand verhindert

Mietausfall absichern und richtig reagieren

Trotz sorgfältiger Prüfung bleibt ein Restrisiko. Dafür gibt es zwei Ebenen: vorbeugen und reagieren.

Vorbeugen. Die Kaution gehört auf ein Sperrkonto auf den Namen des Mieters (Art. 257e OR). Das ist Pflicht. Es ist zugleich Ihre erste Sicherheit, wenn doch etwas schiefgeht. Zusammen mit der sorgfältigen Prüfung mindert das Ihr Ausfallrisiko, ganz ohne dramatisierte Mietnomaden-Statistiken.

Reagieren. Bleibt der Mietzins aus, ist der Weg klar geregelt und muss formell exakt eingehalten werden. Zuerst die schriftliche Mahnung mit Ansetzung einer Zahlungsfrist von mindestens 30 Tagen und der ausdrücklichen Androhung der Kündigung (Art. 257d OR). Läuft die Frist ungenutzt ab, ist die ausserordentliche Kündigung wegen Zahlungsverzugs möglich, bei Wohnungen zwingend mit dem amtlich genehmigten Formular und auf ein Monatsende. Im Härtefall folgt über die Schlichtungsbehörde die Ausweisung. Entscheidend ist die Form: Wer Frist und Androhung nicht korrekt setzt, verliert vor Gericht, selbst wenn er im Recht ist.

Genau hier nimmt eine Verwaltung Ihnen das Form-Risiko ab. Sie kennt die Fristen, führt die Korrespondenz routiniert und setzt die Kündigung formell richtig auf. Ein einziger Formfehler kann sonst das ganze Verfahren kosten.