Ratgeber für Unternehmen
Entsendung in die Schweiz: Meldeverfahren, Fristen und Unterkunft für Ihr Team
Wer Mitarbeitende aus dem EU- oder EFTA-Raum befristet in die Schweiz schickt, muss zwei Dinge gleichzeitig lösen: die Meldung an die Behörden und eine Unterkunft, die den gesetzlichen Standard erfüllt. Beides hat Fristen, und beide Fristen laufen vor dem ersten Arbeitstag. Wir schreiben das aus der Praxis: BoVita betreibt eigene möblierte Zimmer in Aarau, Wohlen und St. Gallen und vermietet sie an Firmen für deren Mitarbeitende, all-in ab CHF 720 pro Monat und mit einem Mietvertrag, mit dem die Anmeldung bei der Gemeinde funktioniert. Dieser Leitfaden ordnet die Regeln ein, nennt die Fundstellen und zeigt, worauf Sie bei der Unterbringung achten.
Von Jens Herbst, Gründer der BoVita LiegenschaftsverwaltungAktualisiert am 3. Juli 20268 Min. Lesezeit
Inhalt
- 1.Warum die Unterkunft früh auf den Tisch gehört
- 2.Meldeverfahren: 90 Arbeitstage und acht Tage Vorlauf
- 3.Sieben Branchen: Meldepflicht ab dem ersten Tag
- 4.Wer die Unterkunft bezahlt und welchen Standard sie haben muss
- 5.Anmeldung am Einsatzort: Fristen und was am Schalter verlangt wird
- 6.Lohnausweis: wenn die Firma die Unterkunft stellt
- 7.Welche Unterkunft zu welchem Einsatz passt
- 8.Checkliste: acht Punkte vor der Buchung
- 9.Häufige Fragen zur Unterbringung entsandter Mitarbeitender
- 10.Quellen
8 Tage
Meldung vor Arbeitsbeginn
SEM, Meldeverfahren
90
Arbeitstage pro Kalenderjahr
SEM, Meldeverfahren
14 Tage
Anmeldung bei der Wohngemeinde
kantonales Recht, in AG, SG und ZH gleich
ab CHF 720
Möbliertes Zimmer pro Monat, all-in
BoVita, Aarau, Wohlen, St. Gallen
Warum die Unterkunft früh auf den Tisch gehört
Ein Projektteam für vier Monate, eine Montage über den Sommer, eine Fachkraft für den Anlauf einer neuen Linie: Sobald Mitarbeitende aus dem EU- oder EFTA-Raum in der Schweiz arbeiten, entsteht neben der fachlichen Planung ein zweiter Strang mit eigenen Fristen. Die Meldung an die Behörden ist der eine Teil. Der andere ist die Unterkunft, und die ist nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit, sondern eine gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers.
In der Praxis wird die Unterkunft oft zuletzt geklärt, obwohl sie die längste Vorlaufzeit hat. Wohnraum ist knapp, und kurzfristig verfügbare, möblierte Zimmer sind kein Standardprodukt des Marktes. Wer die Reihenfolge umdreht und zuerst die Unterbringung sichert, verliert am Ende weniger Zeit.
Meldeverfahren: 90 Arbeitstage und acht Tage Vorlauf
Für Entsendungen aus dem EU- und EFTA-Raum gilt das vereinfachte Meldeverfahren. Das Staatssekretariat für Migration hält fest, dass sich die 90 Arbeitstage pro Kalenderjahr sowohl auf das Entsendeunternehmen als auch auf die entsandte Person beziehen. Wer darüber hinaus einsetzt, braucht eine Bewilligung. Das ist ein anderes Verfahren mit mehr Vorlauf.
Die zweite Frist ist die wichtigere für die Planung: Die Tätigkeit ist mindestens acht Tage vor dem vorgesehenen Beginn der Arbeiten zu melden. Gemeldet wird online über EasyGov.
MELDEFRIST
8 Tage
Vorlauf für die Meldung vor dem vorgesehenen Beginn der Arbeiten (SEM)
Für echte Notfälle gibt es eine Ausnahme. Bei Reparaturen, Unfällen, Naturkatastrophen oder anderen nicht vorhersehbaren Ereignissen darf die Arbeit vor Ablauf der acht Tage beginnen. Dafür müssen zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein: Der Einsatz dient der Behebung eines plötzlich eingetretenen Schadens und soll weiteren Schaden verhindern, und er erfolgt spätestens drei Tage nach Eintritt des Schadens, Sonn- und Feiertage eingerechnet. Ein geplanter Termin, der knapp wird, ist kein Notfall.
Sieben Branchen: Meldepflicht ab dem ersten Tag
Eine Ausnahme wird regelmässig übersehen. Grundsätzlich ist eine Tätigkeit erst meldepflichtig, wenn sie im Kalenderjahr insgesamt mehr als acht Tage dauert. In diesen sieben Branchen gilt die Meldepflicht jedoch unabhängig von der Dauer ab dem ersten Tag:
- Bauhaupt- und Baunebengewerbe
- Gastgewerbe
- Garten- und Landschaftsbau
- Reinigungsgewerbe in Betrieben und Haushalten
- Überwachungs- und Sicherheitsdienst
- Reisendengewerbe
- Erotikgewerbe
Für Einsätze im Bauhaupt- und Baunebengewerbe heisst das: Auch ein Einsatz von zwei Tagen ist meldepflichtig, und die acht Tage Vorlauf gelten trotzdem. Achtung bei der Abgrenzung: Reine Montage oder ein erstmaliger Einbau als Nebenleistung zu einer Warenlieferung zählt nicht automatisch zum Baugewerbe und fällt dann unter die allgemeine Acht-Tage-Grenze. Im Zweifel früher melden als später.
Wer die Unterkunft bezahlt und welchen Standard sie haben muss
Das Entsendegesetz regelt beides, und zwar in zwei verschiedenen Artikeln. Zu den Kosten hält Art. 2 Abs. 3 fest, dass Arbeitgeber den entsandten Mitarbeitenden die im Zusammenhang mit der Entsendung entstandenen Auslagen für Reise, Verpflegung und Unterkunft entschädigen müssen. Derselbe Absatz stellt klar, dass diese Entschädigungen nicht als Lohnbestandteil gelten.
Zum Standard der Unterkunft gibt es einen eigenen Artikel. Art. 3 verlangt eine Unterkunft, die dem üblichen Standard am Einsatzort bezüglich Hygiene und Komfort genügt, und begrenzt die Abzüge für Unterkunft und Verpflegung auf das ortsübliche Mass. Wer hier auf überbelegte Billigstlösungen ausweicht, spart an der falschen Stelle: Der Standard ist überprüfbar, und die Kosten trägt ohnehin der Arbeitgeber.
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Kein Rechtsrat: Dieser Ratgeber ordnet die Regeln ein und nennt die Fundstellen. Verbindlich sind das Gesetz, der Vertrag und die Auskünfte der zuständigen Behörden.
Anmeldung am Einsatzort: Fristen und was am Schalter verlangt wird
Neben der Entsendemeldung an den Bund steht die Anmeldung bei der Wohngemeinde. Die Frist ist kantonal geregelt, nicht bundesrechtlich, und beträgt in Aargau, St. Gallen und Zürich übereinstimmend 14 Tage ab Zuzug.
Für St. Gallen ist das ausdrücklich belegt: Die Stadt nennt 14 Tage und verweist auf Art. 6 des Gesetzes über Niederlassung und Aufenthalt. Bei verspäteter Meldung droht eine Busse bis 200 Franken. Für Erwerbstätige im Nebenwohnsitz gibt es ein eigenes Formular. Im Kanton Aargau steht die Frist in § 14 des Register- und Meldegesetzes, die Gemeinde Wohlen bittet zusätzlich um eine persönliche Meldung.
Entscheidend für Ihre Planung ist ein Punkt, der in keiner Behördenbroschüre steht: Die Anmeldung setzt einen Mietvertrag voraus, der am Schalter akzeptiert wird. Kurzzeitvermietungen über Plattformen und informelle Untermieten liefern das häufig nicht. Genau daran scheitern Anmeldungen, wenn die Unterkunft erst am Einsatzort improvisiert wird.
Fristen und Zuständigkeiten unterscheiden sich je nach Gemeinde. Die massgebende Auskunft gibt immer die Einwohnerkontrolle der Wohngemeinde.
Lohnausweis: wenn die Firma die Unterkunft stellt
Stellt die Firma die Unterkunft, ist das eine Gehaltsnebenleistung und gehört deklariert. Als Bewertungsmassstab dienen die Ansätze im Merkblatt N2/2007 der Eidgenössischen Steuerverwaltung zu Naturalbezügen von Arbeitnehmenden: für ein Zimmer 345 Franken pro Monat, für volle Verpflegung und Unterkunft 990 Franken pro Monat. Stellt die Firma eine ganze Wohnung, gilt der ortsübliche Mietzins.
Wichtig ist die saubere Trennung zu den Entsende-Auslagen aus Art. 2 Abs. 3, die ausdrücklich nicht als Lohnbestandteil gelten. Welche Behandlung im konkreten Fall greift, klärt Ihr Treuhänder. Der Punkt hier ist nur: sauber deklarieren, dann ist die Unterkunft auch steuerlich unkompliziert.
Mehr dazu im verwandten Ratgeber: Mitarbeiterunterkünfte in der Schweiz: der Leitfaden für Firmen
Welche Unterkunft zu welchem Einsatz passt
Die passende Form hängt an drei Grössen: Einsatzdauer, Teamgrösse und wie viel Administration im eigenen Haus bleiben soll.
| Einsatz | Passende Form | Worauf achten |
|---|---|---|
| Wenige Tage bis zwei Wochen | Hotel oder Aparthotel | Teuer pro Nacht, dafür ohne Vertragsaufwand. Für die Anmeldung meist nicht geeignet. |
| Ein bis sechs Monate, Einzelperson | Möbliertes Zimmer mit All-in-Miete | Anmeldefähiger Mietvertrag, planbare Monatskosten, kurze Mindestmietdauer. |
| Ein bis sechs Monate, Team | Mehrere Zimmer im selben Haus, teils Doppelbelegung | Team wohnt zusammen, Kosten pro Kopf sinken deutlich. |
| Ab einem Jahr, fester Standort | Eigene Firmenwohnung | Günstig im Monat, aber Einrichtung, Verträge und Verwaltung bleiben bei Ihnen. |
Einordnung aus der Praxis, keine Offerte. Bei BoVita beginnen möblierte Zimmer bei CHF 720 pro Monat inklusive Nebenkosten, Möblierung und WLAN, in Aarau, Wohlen und St. Gallen; der individuelle Zimmerstrom und die Serafe-Gebühr werden separat abgerechnet. Jeder Vertrag ist so ausgestellt, dass die Anmeldung bei der Einwohnerkontrolle damit funktioniert.
Checkliste: acht Punkte vor der Buchung
Mit diesen Punkten klären Sie den Bedarf in einer halben Stunde und vermeiden die Fehler, die später Zeit kosten.
Fristen sichern
- Einsatzdauer gegen die 90 Arbeitstage pro Kalenderjahr prüfen, pro Person und pro Unternehmen
- Meldung über EasyGov mindestens acht Tage vor Arbeitsbeginn einplanen
- Prüfen, ob die Branche ab dem ersten Tag meldepflichtig ist
- Anmeldefrist der Wohngemeinde erfragen, in der Regel 14 Tage ab Zuzug
Unterkunft absichern
- Mietvertrag verlangen, mit dem die Anmeldung bei der Einwohnerkontrolle durchgeht
- Standard nach Art. 3 EntsG prüfen, Hygiene und Komfort am Einsatzort üblich
- Kosten all-in vergleichen, inklusive Nebenkosten und WLAN, Zimmerstrom und Serafe separat
- Deklaration im Lohnausweis mit dem Treuhänder abstimmen
Häufige Fragen zur Unterbringung entsandter Mitarbeitender
Wie früh muss eine Entsendung gemeldet werden?
Gilt die Meldepflicht auch für sehr kurze Einsätze?
Was bedeutet die 90-Arbeitstage-Regel genau?
Muss der Arbeitgeber die Unterkunft bezahlen?
Welchen Standard muss die Unterkunft erfüllen?
Müssen sich entsandte Mitarbeitende am Wohnort anmelden?
Was ist ein anmeldefähiger Mietvertrag?
Können sich zwei Mitarbeitende ein Zimmer teilen?
Über BoVita
BoVita ist eine Liegenschaftsverwaltung aus der Schweiz mit einer seltenen Spezialisierung auf möblierte Zimmer, WG und Co-Living. Wir übernehmen die komplette Bewirtschaftung von Liegenschaften, vom Mietzinsinkasso über die Nebenkostenabrechnung bis zum Mieterwechsel, und bringen dort zusätzlich Tiefe mit, wo klassische Verwaltungen an Grenzen stossen. Dieser Ratgeber bündelt unser Praxiswissen für Eigentümer und Verwaltungen.
Quellen
Diese Übersicht stützt sich auf die folgenden Quellen und gesetzlichen Grundlagen. Alle Angaben ohne Gewähr.
- 1.Staatssekretariat für Migration SEM, Meldeverfahren für kurzfristige Erwerbstätigkeit
- 2.Fedlex, Bundesgesetz über die flankierenden Massnahmen bei entsandten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern (Entsendegesetz, SR 823.20)
- 3.EasyGov, Meldeverfahren für entsandte Arbeitnehmende
- 4.Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV, Merkblatt N2/2007, Naturalbezüge von Arbeitnehmenden
- 5.Stadt St. Gallen, Umzug melden (Meldepflicht 14 Tage, Art. 6 sGS 453.1)
- 6.Gemeinde Wohlen AG, Anmeldung bei der Einwohnerkontrolle
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